Responsable Hébergement à l'EHPAD Ramuntxo

Mission 1 : Pilotage du service hébergement, encadrement et animation du personnel qui y est affecté et garantir la qualité des prestations dans leur ensemble (restauration, hôtellerie, sécurité, hygiène...)

• Piloter le service Hébergement :
  o Participer, en lien avec la Direction et le Conseil de Vie Sociale, à la définition de la politique Hébergement de l'établissement visant à garantir le confort et la sécurité des résidents accueillis
  o En assurer la mise en œuvre, rendre compte de son application, en évaluer les résultats et proposer des axes d'amélioration
  o Établir les éléments budgétaires liés et en assurer l'exécution et le suivi

• Encadrer et animer l'équipe des ASH au quotidien (environ 15 agents) :
  o Gestion des réunions de service des ASH (ordre du jour, animation, compte-rendu...)
  o Rédaction et suivi des déroulés de journée
  o Réaliser et suivre les plannings et roulements d'équipes ASH dans le respect des règles et de l'équité
  o Répartir et gérer les absences (congés, formations, récups, arrêts de travail, continuité du service) et tenir les décomptes des congés, récupérations et HS
  o Contrôler le travail sur le terrain au quotidien
  o Participer aux procédures de recrutements des ASH (définition des besoins, sélections, accueil et accompagnement)
  o Mener les entretiens professionnels annuels et définir les besoins en formations
  o Assurer l'interface avec le service RH de la Mairie (fiches de recrutement, éléments de paie du mois, échanges d'informations)
  o Gérer les recrutements de stagiaires
  o Accompagner les actions mises en place avec la démarche QVT

• Garantir la qualité des prestations délivrées aux résidents :
  o Mettre en œuvre et contrôler l'application des procédures de la démarche qualité (traçabilité, archivage, remontées des résidents/familles, HACCP) et participer à son développement
  o Réaliser une veille réglementaire sur les normes et chartes en places
  o Assurer les achats d'équipements et la gestion des stocks de fournitures en lien avec les fournisseurs
  o Entretenir la collaboration avec la cuisine centrale et participer aux temps d'échanges afin d'assurer un partenariat fort et durable

Mission 2 : Assurer (sur la dimension hébergement) la relation avec les résidents et les familles

• Assurer l'accueil, physique et téléphonique des familles ou des résidents et promouvoir l'EHPAD :
  o Répondre (par oral et par courrier) aux sollicitations liées aux inscriptions compte-tenu des directives données
  o Renseigner sur la vie en EHPAD, les étapes d'une inscription HP et HT, faire visiter l'établissement
  o Rédiger des documents, supports... pour communiquer et promouvoir auprès des publics définis
  o Accueillir les nouveaux résidents et leur famille les jours qui suivent l'entrée en lien avec l'IDEC et la psychologue.

• Accompagner les familles ou les résidents au quotidien :
  o Aider les résidents et les familles lors de la pré-admission, pour le remplissage des dossiers administratifs et d'aides financières
  o Aider à l'installation et à la personnalisation de la chambre, présenter les personnels
  o Favoriser les rencontres au sein de l'établissement en lien avec la psychologue et l'équipe d'animation
  o Dans un esprit de " maître de maison ", garantir le bien être au quotidien des résidents pour tous les aspects liés à l'hébergement

Mission 3 : Participer à certaines activités administratives

• Participer aux missions polyvalentes du secrétariat en cas de besoin :
  o Assurer l'accueil de l'établissement
  o Traiter des tâches courantes de facturation, constitution et suivi de dossiers
  o Gérer le courrier, mails et la transmission d'informations.

Responsable intermédiaire capable de manager, d'assurer un véritable rôle de "maître d'hôtel" auprès des résidents et des familles et de gérer les projets relatif aux missions du volet hébergement d'un Ehpad.